Limpiar datos pegados desde Excel o Google Sheets

Cuando copias una tabla de una hoja de cálculo y la pegas en una app de mensajería, un correo o el campo de otro sistema, el formato se descoloca o los valores arrastran espacios invisibles. Si sabes primero qué estructura tiene el texto copiado, limpiarlo es mucho más fácil.

Estructura de una tabla copiada

Al copiar un rango de celdas como texto, Excel y Google Sheets insertan una tabulación entre las celdas de una misma fila y un salto de línea entre filas. Es decir, cada línea es una fila y las tabulaciones dentro de la línea son los límites de columna.

Nombre	Departamento	Correo
Ana García 	Ventas	ana@example.com
		
Luis Pérez	Desarrollo	luis@example.com 

El ejemplo contiene tres problemas habituales: el espacio después de Ana García, una fila con solo tabulaciones y el espacio al final del correo. Si los valores de la hoja se pegaron desde una web, muchas veces esos espacios no son normales sino NBSP (U+00A0).

Si hay saltos de línea dentro de una celda

Si una celda contiene un salto de línea hecho con Alt+Enter u otro método, en el texto copiado esa celda suele ir entre comillas dobles y conserva el salto de línea interior. Todas las operaciones de esta herramienta funcionan por líneas, así que esa celda se trata como una fila partida en dos. Con datos que tienen saltos dentro de las celdas, lo más seguro es quitarlos antes en la hoja. En Excel puedes sustituir esos saltos por espacios con una fórmula como =SUBSTITUTE(A2,CHAR(10)," ") (en Excel en español, =SUSTITUIR(A2;CARACTER(10);" ")).

Orden de limpieza que respeta las tabulaciones

En una tabla las tabulaciones separan columnas, así que hay que tener cuidado con las operaciones que las tocan.

1. Limpiar caracteres invisibles y comillas — con «Espacios especiales (NBSP, etc.) → espacio normal», convierte los NBSP en espacios normales. También elimina los caracteres de ancho cero y el BOM.
2. Buscar y reemplazar — activa la expresión regular, busca [ ]*\t[ ]* y reemplaza por \t para quitar los espacios alrededor de los límites de celda.
3. Añade otro buscar y reemplazar que busque ^[ ]+|[ ]+$ y deja el reemplazo vacío. Así se eliminan solo los espacios del principio y del final de cada línea.
4. Eliminar líneas vacías — con «Eliminar todas las líneas vacías», quita las filas vacías. Las líneas que solo contienen tabulaciones también cuentan como vacías.

Hay un motivo para no sustituir los pasos 2 y 3 por «Quitar espacios al inicio y al final»: esa operación elimina, junto con los espacios, también las tabulaciones, de modo que en las filas cuya primera o última columna está vacía todas las columnas se desplazan una posición. Del mismo modo, si usas «Reducir espacios y tabulaciones seguidos», desactiva «Convertir también las tabulaciones» para que no se conviertan en espacios.

Nombre	Departamento	Correo
Ana García	Ventas	ana@example.com
Luis Pérez	Desarrollo	luis@example.com

Cambiar las tabulaciones por comas

Si tienes que enviar la tabla limpia separada por comas, deja buscar y reemplazar en modo normal con «Interpretar \n \t como salto de línea y tabulación» activada, busca \t y reemplaza por , .

Nombre, Departamento, Correo
Ana García, Ventas, ana@example.com
Luis Pérez, Desarrollo, luis@example.com

Este resultado está pensado para que lo lea una persona. Si algún valor contiene una coma (por ejemplo, Madrid, Chamberí), no se distingue del límite de columna; si lo que quieres es importar un CSV en otro programa, es más fiable usar la función de exportar a CSV de la hoja de cálculo.

Si solo quieres una columna como lista

Si solo necesitas la columna de correos, lo más sencillo es seleccionar y copiar solo esa columna en la hoja. Después elimina duplicados con Eliminar líneas duplicadas y ordena con Ordenar para tener lista de inmediato la relación de envío.

Extraer solo una columna concreta

Si ya no puedes abrir la hoja y solo tienes el texto copiado, puedes quedarte con la columna que quieras usando el modo de expresión regular de buscar y reemplazar. [^\t]* significa «una serie de caracteres que no son tabulación», es decir, una celda.

• Solo la primera columna: busca ^([^\t]*)\t.*$ y reemplaza por $1
• Solo la segunda columna: busca ^[^\t]*\t([^\t]*).*$ y reemplaza por $1

Nombre
Ana García
Luis Pérez

Para la tercera columna, añade una vez más [^\t]*\t al principio del patrón. Las líneas con una sola columna (sin tabulación) no coinciden con el patrón y se quedan como están, así que revisa el resultado. Si no necesitas la fila de encabezado, borra la primera línea del resultado.

Fila de encabezado y ordenación

Si ordenas toda la tabla, la fila de encabezado (Nombre Departamento Correo) se mezcla con las demás. La ordenación compara la línea completa, lo que equivale a ordenar por la primera columna, pero el encabezado puede acabar en medio. Lo más seguro es recortar la fila de encabezado y volver a pegarla encima del resultado, o bien ordenar en la hoja y usar esta herramienta solo para limpiar espacios y filas vacías. Por el mismo motivo, la eliminación de duplicados solo borra filas completamente idénticas.

Si los números no se reconocen como números

Si al volver a pegar los valores limpios en la hoja los números se alinean a la izquierda y la suma da 0, la causa puede ser dígitos de ancho completo (１２３) o algún NBSP que quedó. Convierte los caracteres de ancho completo con «Ancho completo → medio ancho» de Ancho completo ↔ medio ancho.

Lista de comprobación

• Si hay saltos de línea dentro de celdas, quítalos antes en la hoja.
• Para conservar la estructura de la tabla, evita las operaciones que eliminan tabulaciones.
• Convierte los NBSP en espacios normales antes de limpiar espacios.
• Tras pasar a comas, revisa si algún valor contiene comas.

Última actualización: 2026-09-23